Hóa đơn trên 5 triệu không chuyển khoản có được trừ chi phí? Quy định mới và 5 lỗi thường gặp

Hóa đơn trên 5 triệu không chuyển khoản có được trừ chi phí không? Câu trả lời ngắn: theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên (tức là kể cả đúng 5 triệu, không chỉ trên 5 triệu) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Mỗi mùa quyết toán, câu chuyện quen thuộc lại lặp lại: doanh nghiệp đã chi tiền thật, có hóa đơn, nhưng khoản chi vẫn bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Phần chi phí bị loại làm tăng thu nhập chịu thuế, kéo theo tiền thuế phải nộp thêm và có thể cả tiền chậm nộp.

Từ khi Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn có hiệu lực, một số điều kiện đã thay đổi. Bài này tóm tắt những điểm chủ doanh nghiệp và kế toán cần nắm, cùng các lỗi thường gặp nhất.

Ba điều kiện để một khoản chi được trừ

Theo Luật Thuế TNDN 2025, một khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

1. Là khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hoặc thuộc một số nhóm chi đặc thù được luật liệt kê.
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với các khoản chi thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.

Ba điều kiện này phải đồng thời thỏa mãn. Thiếu một là khoản chi có nguy cơ bị loại.

Thay đổi đáng chú ý: ngưỡng 5 triệu đồng

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 15/12/2025, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chỉ được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trước đây, theo quy định cũ, ngưỡng này là 20 triệu đồng.

Một số điểm đi kèm cần lưu ý:

• Mua nhiều lần trong ngày: nếu mua của cùng một người bán nhiều lần trong một ngày, mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng từ 5 triệu trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt vẫn áp dụng.
• Nhân viên mua hộ: khoản chi vẫn được trừ khi nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt, có đủ hóa đơn chứng từ, có quy chế hoặc quyết định ủy quyền của doanh nghiệp, và doanh nghiệp hoàn trả lại cho nhân viên.
• Chưa thanh toán khi ghi nhận chi phí: doanh nghiệp vẫn được tạm tính vào chi phí. Nhưng nếu sau đó thanh toán bằng tiền mặt, phải kê khai giảm chi phí ở kỳ phát sinh việc thanh toán.

Những lỗi khiến chi phí bị loại

1. Thanh toán tiền mặt theo thói quen cũ

Nhiều doanh nghiệp quen trả tiền mặt cho các khoản từ 5 đến dưới 20 triệu đồng vì trước đây vẫn được trừ. Với ngưỡng mới, nhóm khoản chi này là nơi dễ phát sinh rủi ro nhất.

2. Tách nhỏ hóa đơn để né ngưỡng

Chia một giao dịch thành nhiều hóa đơn nhỏ trong cùng một ngày với cùng người bán không giúp tránh được điều kiện, như đã nêu ở trên.

3. Chi phí không gắn với hoạt động kinh doanh

Chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc người thân được hạch toán vào công ty là lỗi phổ biến, đặc biệt ở doanh nghiệp gia đình. Đây cũng là dấu hiệu của việc chưa tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp.

4. Hồ sơ không khớp nhau

Hợp đồng, hóa đơn, phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán ghi khác nhau về số lượng, đơn giá hoặc đối tượng. Từng chứng từ có thể hợp lệ, nhưng bộ hồ sơ không chứng minh được giao dịch thực tế.

5. Chi lương, thưởng không có căn cứ

Các khoản lương, thưởng cần được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế của doanh nghiệp và được chi trả thực tế. Khoản chi không có căn cứ nội bộ dễ bị xem xét lại.

Nên làm gì trước mùa quyết toán

• Rà soát danh sách khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên trong năm, đối chiếu với chứng từ thanh toán.
• Ban hành hoặc cập nhật quy chế tài chính nội bộ: quy định ủy quyền mua hàng, chính sách lương thưởng, định mức công tác phí.
• Đối chiếu số liệu doanh thu, chi phí giữa kế toán, bán hàng và kho để bảo đảm bộ hồ sơ khớp nhau.
• Với các khoản đã thanh toán sai điều kiện, chủ động đánh giá và điều chỉnh trước khi quyết toán, thay vì chờ đến khi kiểm tra.

Tóm lại

Phần lớn chi phí bị loại không đến từ khoản chi sai bản chất, mà đến từ chứng từ và cách thanh toán chưa đúng quy định. Với ngưỡng 5 triệu đồng mới, việc chuẩn hóa quy trình thanh toán trong doanh nghiệp quan trọng hơn bao giờ hết.

Bài viết mang tính thông tin chung, không thay thế tư vấn cho trường hợp cụ thể. Quy định có thể tiếp tục được hướng dẫn bổ sung; doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc tham khảo chuyên gia tư vấn quản trị rủi ro thuế trước khi áp dụng.

Nguồn tham khảo

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP, ngưỡng 5 triệu đồng
• Chi phí được trừ và không được trừ từ 01/10/2025