Cách lập kế hoạch dòng tiền cho doanh nghiệp nhỏ: khung bảng theo tuần

Phần lớn chủ doanh nghiệp nhìn sức khỏe công ty qua báo cáo kết quả kinh doanh: doanh thu bao nhiêu, lãi bao nhiêu. Nhưng thứ quyết định công ty có trả được lương tháng sau hay không lại là dòng tiền. Báo cáo lãi lỗ cho biết chuyện đã xảy ra. Dự báo dòng tiền cho biết chuyện sắp xảy ra.

Bài này hướng dẫn cách lập kế hoạch dòng tiền theo tuần cho doanh nghiệp nhỏ: vì sao nên chia theo tuần, khung bảng gồm những dòng nào, cách đọc để ra quyết định, và những lỗi thường gặp.

Vì sao theo tuần, không phải theo tháng

Dự báo theo tháng che mất những thời điểm căng thẳng nhất. Một tháng có thể kết thúc với số dư dương, nhưng giữa tháng lại âm vì tiền lương chi ra trước khi khách hàng thanh toán. Khi nhìn theo tuần, các khoảng trống này hiện ra rõ ràng.

Nhiều doanh nghiệp dùng khung dự báo khoảng ba tháng, chia theo từng tuần. Khung này đủ ngắn để số liệu còn đáng tin, đủ dài để kịp xoay xở: đàm phán lại hạn thanh toán, đốc thúc công nợ hoặc chuẩn bị hồ sơ vay trước khi cần.

Cấu trúc một bảng dự báo đủ dùng

Không cần phần mềm phức tạp. Một bảng tính với các cột là từng tuần và các dòng sau là đủ để bắt đầu.

Số dư đầu kỳ

Tổng tiền mặt và tiền gửi thanh toán thực có vào đầu tuần. Chỉ tính tiền doanh nghiệp được tự do sử dụng, không tính tiền ký quỹ hay tiền đã cam kết cho mục đích khác.

Dòng tiền vào

• Thu từ khách hàng theo lịch hạn thanh toán thực tế, không theo ngày xuất hóa đơn.
• Thu từ các nguồn khác: giải ngân khoản vay đã được duyệt, góp vốn, thanh lý tài sản.

Dòng tiền ra

• Thanh toán nhà cung cấp theo hạn đã thỏa thuận.
• Lương và các khoản theo lương, thường rơi vào một vài ngày cố định trong tháng.
• Thuế và các nghĩa vụ với Nhà nước theo kỳ kê khai.
• Trả nợ gốc và lãi vay. Lưu ý trả nợ gốc không phải chi phí trên báo cáo lãi lỗ, nhưng là tiền thật đi ra.
• Chi đầu tư: mua máy móc, sửa chữa lớn, mở điểm bán.

Số dư cuối kỳ và ngưỡng an toàn

Số dư cuối kỳ của tuần này là số dư đầu kỳ của tuần sau. Bên cạnh đó, nên đặt một ngưỡng tiền mặt tối thiểu mà doanh nghiệp không muốn xuống dưới, ví dụ đủ trả một kỳ lương và các khoản chi cố định. Tuần nào dự báo xuống dưới ngưỡng này cần được tô màu để xử lý trước.

Cách đọc bảng dự báo

Một bảng dự báo chỉ có giá trị khi được dùng để ra quyết định. Ba câu hỏi nên đặt ra mỗi tuần:

1. Tuần nào số dư xuống thấp nhất, và vì sao? Thường là tuần trả lương trùng tuần thanh toán nhà cung cấp lớn. Đôi khi chỉ cần dời một khoản thanh toán vài ngày là đủ.
2. Khoản thu nào đang có rủi ro trễ hạn? Khách hàng đã trễ trong quá khứ nên được dự báo thận trọng hơn, không nên tin vào hạn ghi trên hợp đồng.
3. Tuần trước dự báo lệch thực tế bao nhiêu? So sánh dự báo với thực tế là cách duy nhất để bảng ngày càng chính xác. Lệch lớn và lặp lại cho thấy giả định nào đó đang sai.

Những lỗi thường gặp

• Dự báo thu theo ngày xuất hóa đơn. Tiền về theo hạn thanh toán, và thường còn trễ hơn.
• Quên các khoản chi không đều. Thuế theo quý, thưởng cuối năm, phí gia hạn bảo hiểm, chi phí bảo trì định kỳ.
• Lập một lần rồi để đó. Bảng dự báo cần được cập nhật hằng tuần, mỗi lần chỉ mất ít thời gian nếu đã có khung sẵn.
• Gộp tiền cá nhân và tiền công ty. Khi chủ doanh nghiệp rút tiền công ty cho nhu cầu gia đình mà không ghi nhận, bảng dự báo mất ý nghĩa.

Khi dự báo cho thấy thiếu hụt

Phát hiện sớm cho doanh nghiệp nhiều lựa chọn hơn. Một số hướng xử lý thường dùng:

• Đốc thúc các khoản phải thu lớn, cân nhắc chiết khấu nhỏ cho khách thanh toán sớm.
• Đàm phán lại lịch thanh toán với nhà cung cấp lâu năm.
• Hoãn các khoản chi đầu tư chưa cấp bách.
• Chuẩn bị hồ sơ vay vốn lưu động trước thời điểm cần, vì ngân hàng thường cần thời gian thẩm định.

Điều quan trọng là thứ tự: xử lý từ bên trong doanh nghiệp trước (công nợ, tồn kho, lịch chi), rồi mới đến vay thêm.

Tóm lại

Dự báo dòng tiền theo tuần không đòi hỏi kỹ năng kế toán chuyên sâu. Nó đòi hỏi sự đều đặn: cập nhật mỗi tuần, so sánh với thực tế và điều chỉnh giả định. Doanh nghiệp làm được điều này sẽ hiếm khi bị bất ngờ bởi một tuần thiếu tiền.

Nếu doanh nghiệp chưa có người phụ trách việc này, đây là một trong những phần việc chính của một CFO thuê ngoài.